Внедрение

Загрузка ваших данных — это весь проект

Выбрать систему управления персоналом легко. Перенести двадцать лет записей о сотрудниках, даты истечения сроков, остатки отпусков и структуры заработной платы из рабочей книги, в которой они сейчас находятся, гораздо сложнее — и это то место, где застревает большинство внедрений HR. На этой странице описано, как это происходит на практике, включая части, которые другие поставщики опускают из своих презентаций.

Мы выполняем это сами, удалённо, где бы вы ни находились. Если у нас есть местный партнёр на вашем рынке, некоторые из работы могут выполняться им — план и ответственность остаются нашей.

Бесплатная демонстрация →Отправьте нам вашу рабочую книгу

Четыре этапа от подписания контракта до запуска

Каждый этап завершается, когда выполнены его условия, а не по календарю.

Посмотрите на данные перед тем, как что-то обещать

Первое, что мы просим — это ваши реальные файлы: таблица сотрудников, трекер отпусков, ведомость зарплаты, всё то, что молча стало критически важным. Не их описание, а сами файлы. Почти каждая проблема в миграции HR уже находится в этих таблицах, и гораздо дешевле найти её сейчас, чем при первом расчёте зарплаты. Мы их читаем, рассказываем, что нашли, и только потом говорим о последовательности.

Мы делаем

✓Прочитать каждый лист, включая скрытые листы и те, про которые все говорят, что они мёртвые
✓Сообщить, что это реальные данные, что это зеркало формулы с другого листа, и что устарело
✓Назвать решения, которые могут принять только вы — те, где таблица противоречит сама себе

Вы делаете

✓Отправьте файлы такие, какие они есть. Не приводите их в порядок; беспорядок — это диагностика
✓Скажите нам, какой лист на самом деле доверяет бухгалтер-расчётчик, когда два разных

Завершено когда

Вы получите письменный, лист за листом, отчёт о ваших собственных данных, включая части, которые неправильные.

Запустить экземпляр и загрузить организацию

Само установка — не сложная часть — это одна и та же сборка, работает ли она в нашем облаке в Сингапуре или на ваших серверах. Затем начинается первая фаза импорта: компании, отделы, должности, рабочие места и суда, банки, подрядчики, группы отчётности, типы отпусков и государственные праздники. Это каркас, на который опираются все последующие импорты, поэтому это идёт первым и идёт чистым.

Мы делаем

✓Развернуть экземпляр, настроить компании и включить только модули, которые вы приобрели
✓Загрузить справочные данные и нормализовать неизбежные вариации написания
✓Создать первые учётные записи администратора и согласовать карту ролей и прав доступа с вами

Вы делаете

✓Подтвердить организационную структуру — это момент, чтобы исправить список отделов, который никто не чистил шесть лет
✓Решить, кто администрирует систему и кто может видеть зарплату

Завершено когда

Кто-то из вашей команды может войти, и каждый отдел, место и должность, которые они ожидают видеть, там есть.

Сотрудники и их документы

Вторая фаза — это численность персонала и документы, приложенные к ней: профили, номера сотрудников, даты начала работы, статусы и каждый паспорт, виза, рабочее разрешение, контракт, страховка и медицинская справка с датой истечения. Документы столь же важны, как люди. День, когда панель управления истечением сроков впервые загорится, обычно день, когда проект себя оправдывает — в миграции, которую мы задокументировали, она выявила 439 уже истекших документов среди текущего персонала, на который у никого не было списка.

Мы делаем

✓Импортировать текущих сотрудников, уходящих и их полный набор документов с датами истечения
✓Разобраться со сложными случаями вместо того, чтобы их опускать — повторно используемые номера сотрудников, дублированные блоки списков, люди, появляющиеся в двух листах в двух состояниях
✓Согласовать импортированную численность с вашей собственной численностью и объяснить любое различие

Вы делаете

✓Вынести решение о подлинных неопределённостях, которые мы выявляем — они всегда есть, и это ваше решение
✓Подтвердить, что список — это список: уходящие, всё ещё на активном листе — обычный сюрприз

Завершено когда

Численность совпадает, и панель управления истечением сроков показывает вам реальные, действенные пробелы.

Структуры заработной платы и параллельный расчёт, который должен совпадать

Третья фаза — это то, что повторяется каждый месяц: базовая зарплата и фиксированные доплаты по валютам, реквизиты банка, регистрации в пенсионных фондах и постоянные вычеты — кредиты, авансы, судебные приказы. Потом тест, который определяет всё. Мы воспроизводим месяц, который вы уже оплатили, и согласуем его строка за строкой с вашим листом. Не образец. Каждую расчётную ведомость.

Мы делаем

✓Построить структуры заработной платы, включая разделённые пакеты для сотрудников, оплачиваемых частично во вторую валюту
✓Загрузить регистрации пенсионных фондов и каждый постоянный кредит, авинс и вычет
✓Запустить завершённый месяц параллельно и согласовать его расчётную ведомость за расчётной ведомостью с тем, что вы действительно оплатили
✓Показать вам каждое разногласие и его причину в письменном виде

Вы делаете

✓Дайте нам один закрытый месяц, который вы считаете правильным, с его списком банковских переводов
✓Рассудите несоответствия. В миграции, которую мы задокументировали, каждое необъяснённое различие оказалось арифметической ошибкой в исходном листе — но это ваше решение, не наше

Завершено когда

Воспроизведённый месяц воспроизводит ваши собственные цифры до копейки, и каждое исключение имеет названную причину и решение против него.

Загрузить историю, затем запустить

Четвёртая фаза приносит то, что делает систему полезной в первый день вместо года: историю отпусков, остатки кредитов, авансы заработной платы и примененные повышения. Затем вы перестаёте поддерживать старые листы. Эта последняя часть — решение управления, а не техническое — система, работающая параллельно с таблицей, которую никто не вывел из эксплуатации, — самый частый способ, как внедрение HR тихо терпит неудачу.

Мы делаем

✓Импортировать историю отпусков, кредиты, авансы и повышения с перенесёнными остатками
✓Обучить людей, которые действительно её будут использовать, на ваших данных, а не на демо-компании
✓Находиться рядом при первом боевом запуске — первый месяц это тот, который имеет значение

Вы делаете

✓Назовите дату переключения и переведите старые листы в режим «только чтение» на эту дату
✓Отправьте вашу команду на обучение. Система настолько хороша, насколько хорош человек, вводящий отпуска

Завершено когда

Первый боевой расчёт зарплаты завершён в HumanR, а старая рабочая книга доступна только для чтения.

Как данные действительно загружаются

Не тем, что кто-то их переписывает, и не тем, что вы переформатируете вашу рабочую книгу по нашему шаблону. Мы загружаем ваши файлы сами, с инструментами, созданными специально для этого, и весь метод основан на одном правиле: ничего не сохраняется, пока вы полностью не видите, что бы сохранение сделало.

Мы работаем с файлом, который у вас уже есть

Excel или CSV, как он выходит из вашей системы. Лист и строка заголовка обнаруживаются, а не объявляются, поэтому подготовки с вашей стороны не требуется. На четырёх фазах он охватывает 17 наборов данных, от отделов и рабочих мест до остатков кредитов и примененных повышений.

Ваши столбцы сопоставляются один раз

Заголовки сопоставляются с нашими полями, включая обычные варианты, поэтому столбец с названием «Номер сотрудника» не нуждается в помощи. Всё, что действительно неоднозначно, возвращается к вам как вопрос, а не догадка, и обязательные поля проверяются перед запуском загрузки — поэтому файл, который всегда бы не сработал, скажет это сразу, а не на середине процесса.

Пробный запуск, который вы можете прочитать

Загрузка запускается полностью без сохранения чего-либо и сообщает ровно то, что она бы сделала: сколько строк новых, сколько изменяют существующую запись, сколько не изменяют ничего, какие строки не прошли и почему. Проблема на уровне строк — это строка в списке, а не сбой загрузки.

Затем фиксация — и столько повторных запусков, сколько требуется

Строки сопоставляются по естественным ключам, и загрузки идемпотентны, поэтому один и тот же файл дважды не изменяет ничего во второй раз. Это делает возможным поэтапное переключение: мы можем продолжать перезагружать вашу рабочую книгу, пока обе системы работают, и последняя загрузка перед запуском обычно ничего не меняет.

Это наши инструменты, а не экран, который вас просят выучить. Вы проверяете, что он нашёл; мы выполняем загрузки.

Что мы гарантируем о загрузке

Ничего не сохраняется, пока пробный запуск не будет прочитан. Проверка и фиксация — это один и тот же код с включённым сохранением, поэтому проверка не может не согласиться с результатом.
Пустая ячейка означает «не заполнено», никогда не «ноль» — пустая ячейка зарплаты не уничтожит существующий пакет.
Загрузка никогда не удаляет. Всё, чего нет в отправленном вами файле, остаётся ровно таким, каким оно было.
Каждая загрузка — это одна транзакция: она приходит полностью или вообще не приходит. Нет полуимпортированного состояния для очистки.
Каждая загрузка записывается в журнал аудита как именованный пакет, поэтому спустя месяцы вы всё ещё можете видеть, какие строки затронул данный файл.

Что мы ожидаем найти в вашей электронной таблице

Это не критика — в каждой долгоживущей таблице управления персоналом есть все это, потому что она поддерживалась занятыми людьми под давлением годами. Мы их перечисляем, потому что поставщик, который действительно это делал, может назвать их заранее, и потому что знание о них меняет, как последовательность миграции планируется.

Ваши листы «вид» устарели, и вы не можете это сказать

Почти в каждой рабочей книге есть вкладки, которые представляют собой основной реестр, отфильтрованный вручную — новички, временный персонал, численность. Они были правильными в день создания и неправильными с тех пор. В одной загруженной нами книге вкладка временного персонала из 122 строк на самом деле была 23 людьми: 120 из них уже уехали, и никто их не удалил. В HumanR они перестают быть листами и становятся живыми запросами, поэтому количество меняется, когда вы их впервые видите.

Номера сотрудников переиспользуются

Кто-то уходит, его номер отдаётся следующему новичку, и теперь два разных человека делят идентификатор, который половина ваших других листов использует как ключ. Мы сохраняем предыдущего владельца как отдельную архивную запись вместо объединения двух карьер в одну строку или тихого удаления более старой.

Один и тот же человек появляется дважды в двух состояниях

Дублированные блоки списков, человек и на активном листе, и на листе уволенных, уходящий, строка которого была скопирована вместо перемещения. Они обрабатываются явно при импорте и отчитываются, не тихо дедублицируются предположением.

Excel молча редактирует ваши даты

Даты, набранные как дд/мм, которые Excel хранит как мм/дд, чрезвычайно распространены — 2 декабря, сохранённое как 12 февраля. Если паттерн столбца делает это однозначным, импорт исправляет его по пути и рассказывает вам об этом.

Сломанные формулы скрывают реальные записи

Ячейки #REF! молча распространяются по долгоживущей рабочей книге. Один пенсионный лист, который мы загружали, содержал 47 из них, а столбец религии содержал 208 — означая, что любой расчёт, читающий эти ячейки, давно был неправильным. Строки, которые не могут быть прочитаны, пропускаются и перечисляются, никогда не предполагаются.

Два листа не согласятся о зарплате кого-то

Пенсионная зарплата на одном листе, другой вычет на другом, итого, которое не совпадает со своими компонентами. Мы выявляем каждый из них как решение для вас, а не выбираем победителя. В миграции, которую мы задокументировали, это дало короткий список людей, которые были бы недоплачены вполовину, если бы опечатка категории прошла незамеченной.

Одна миграция в цифрах

Группа, работающая на островах и судах, переехала из рабочей книги персонала из 26 листов плюс четыре вспомогательных файла и одна печатная форма. Каждый лист в итоге стал активным в HumanR или установлен как производный или мусор — ничего не осталось в куче «мы разберёмся позже».

3 038: записей о сотрудниках перенесено, текущих и исторических
5 533: документов сотрудников с датами истечения теперь на одной панели управления
1 990: записей об отпусках восстановлены из реестра, трекера и устаревших вкладок
706: расчётных ведомостей в параллельном запуске, согласованных строка за строкой с исходным листом
780: запросов на рекрутинг принесено из шести вкладок конвейера
1 492: записей о выдаче спецодежды и СИЗ, заменяющих четыре отдельные вкладки

То, что оно выявило в первый день, стоит прочитать дважды: сотни сотрудников год или более без ежегодного отпуска, сотни документов уже истекших, и ровно два итога расчётных ведомостей, которые не совпадают со своими компонентами. Ничего из этого не было новым — это просто никогда не было видно в одном месте.

Want the longer version? Read the case studies.

Что уже встроено, когда вы начинаете

Проект конфигурации, начинающийся с пустого экрана — это второе внедрение, на которое никто не запланировал бюджет. Это всё уже существует до того, как вы что-то сделаете.

Чек-лист адаптации из 27 пунктов уже там

HumanR поставляется с полным шаблоном адаптации из пяти разделов — документы до приёма, настройка HR и зарплаты, ИТ и доступ, ориентация на рабочем месте и подтверждение — смоделирован на бумажном чек-листе, который уже использует HR. Это ваш для редактирования и исключения шагов, не фиксированный рабочий процесс, который вы должны принять.

Отчёты вместо вручную отфильтрованных вкладок

Новички, временный персонал, численность, уходящие, пробелы в документах и причитающиеся отпуска — это запросы с фильтрами и экспортом CSV. Они правильные в тот момент, когда вы их открываете, что листы, которые их заменяют, никогда не были.

Панель управления истечением сроков, заполненная

Паспорта, визы, рабочие разрешения, контракты, концы испытательных сроков и сертификаты приходят на одну доску обратного отсчёта, как только документы импортированы. Это обычно первое, что окупает проект.

Ваши данные, экспортируемые с первого дня

Каждый список экспортируется в файл, которым вы владеете. Нет механизма блокировки и нет сбора экспорта — миграция работает в обе стороны, что единственный честный способ попросить кого-то переехать.

Как работает сервис, когда вы в боевом режиме

Перейти в боевой режим — это одно; оставаться в сети — совсем другое. Вот что определяет, продолжит ли она работать — откройте то, что вам нужно.

РазмещениеAWS Сингапур или ваши собственные серверы — одно приложение, одна база данных

Где он работает: Наше облако работает на AWS в регионе Азиатско-Тихоокеанского региона (Сингапур), рядом с операциями, которые мы обслуживаем. Или оно работает на ваших серверах — одна сборка, нет сокращений для локального издания. На локально развёрнутой установке ваша доступность действительно ваша: ничего о вашем экземпляре не зависит от нас, находящихся в сети.
Одно приложение, одна база данных: Экземпляр HumanR — это веб-приложение и база данных PostgreSQL. Это единственная жёсткая зависимость. Всё остальное — почтовый сервер, кэш поиска, хранилище документов — опционально и работает в пониженном режиме вместо отказа, что единственная самая большая причина, почему экземпляр остаётся в сети.
Экземпляры независимы: Каждый клиент получает свой экземпляр и свою базу данных, а не общий мультитенантный пул. Тяжёлый расчёт зарплаты одного клиента в конце месяца не может замедлить другого, и проблема с одной установкой — это проблема с одной установкой.

Релизы и откатКопирование файлов и перезагрузка, с предыдущей сборкой отложенной в сторону

Релиз — это копирование файла и перезагрузка: Не окно обслуживания. Новая сборка заменяет старую, и приложение перезагружается, что занимает секунды. База данных обновляет свою собственную схему при запуске, поэтому нет отдельного шага миграции, который может пойти не так — и только большое изменение схемы осмысленно продлевает перезагрузку.
Каждый релиз снимает снимок того, что он заменяет: Заменяемые файлы копируются с временной меткой перед приходом новой сборки. Это то, что превращает плохой релиз в откат, а не в инцидент: предыдущая версия уже там.
Покупка модуля — это не развёртывание: Каждый экземпляр уже содержит каждый модуль, выключенный. Включение одного для клиента, который его купил, — это флаг конфигурации и перезагрузка — никакой новой сборки, никакой миграции данных, никакого риска для чего-либо, что уже работает. Функции запускаются в тёмном режиме и включаются намеренно.
Мы развёртываем, когда тихо там, где вы находитесь: Релизы выходят вне рабочих часов для операций, которые они затрагивают. Если релиз требует окна больше, чем перезагрузка, вы об этом услышите заранее, а не откроете для себя.

Что работает в пониженном режиме вместо отказаПочта, вебхуки, поиск, хранилище документов и устройства работают в щадящем режиме

Сломанный почтовый сервер не останавливает работу: Уведомления и оповещения об истечении ставятся в очередь и отправляются фоновой задачей. Если SMTP неработающий или медленный, очередь ждёт, и приложение продолжает — никто не блокируется от расчёта зарплаты, потому что письмо не могло уйти.
Мёртвый потребитель вебхука не останавливает работу: Доставки ставятся в очередь и повторяются по лестнице отката, и конечная точка, которая продолжает терпеть неудачу, отключается сама, а не волочится по системе. Ваш канал Slack неработающий — это не ваша система управления персоналом неработающая.
Поиск работает в пониженном режиме вместо разрушения: Глобальный поиск быстрее с Redis-кэшем перед ним и работает без него через откат в приложение. Потеря кэша стоит скорости, а не функции.
Хранилище документов имеет локальный откат: Файлы документов сотрудников живут в S3, когда контейнер настроен, и на собственном диске сервера, когда это не так. Ни один вариант не является специальным изданием продукта.
Биометрические устройства ведут собственный журнал: Отметки отправляются с ваших устройств в ваш экземпляр. Устройства ведут свой журнал, поэтому сбой сети задерживает сводку, а не теряет день посещаемости.

Резервные копииЕжночная выгрузка вне сервера, снимки перед релизом, ваша копия по запросу

Ночная выгрузка базы данных, сохранённая вне сервера приложения: Потеря сервера не означает потерю данных. Копия находится где-то, где сервер приложения не может взять с собой.
Снимки файлов перед релизом: Снимаются автоматически при каждом развёртывании, с временной меткой, чтобы предыдущую версию можно было вернуть без ожидания перестройки.
Зашифровано в покое: Том, на котором находится база данных, зашифрован, как и подключения к нему.
Ваша собственная копия, когда вы захотите: Каждый список в продукте экспортируется в файл, которым вы владеете, и мы предоставим полную выгрузку базы данных вашего экземпляра по запросу. Лучшая защита от плохого дня поставщика — это не нужно просить его ваши данные.

Retention specifics for your own instance sit in your agreement rather than on this page. See страница статуса.

Что запускается, когда никто не залогирован

Всё внутри приложения, поэтому нет cron-задачи на другой машине, которая может беззвучно перестать работать. Администраторы видят тот же список в приложении и могут запустить несколько вручную.

Сканирование истечения — документы, контракты, испытательные периоды, разрешения: Ночь, плюс по запросу
Отправитель писем: Непрерывно
Сводка посещаемости из необработанных отметок: Каждые 15 минут
Доставка вебхука и повторы: Непрерывно, если включено
Напоминания об одобрении: Непрерывно
Обновление индекса поиска: Ночь, плюс по запросу
Писатель журнала аудита: Непрерывно

Когда что-то действительно идёт не так

Мы маленькая команда, что режет обоими способами: нет круглосуточного центра сетевых операций, и нет также уровня поддержки, чтобы эскалировать, прежде чем добраться к кому-то, кто может это действительно исправить.

Как мы об этом узнаем?: Мы связываемся с вашими назначенными администраторами напрямую — электронная почта и канал обмена сообщениями, который ваша команда действительно читает. Мы предпочли бы сказать вам о проблеме, которую вы не заметили, чем вы бы её открыли во время расчёта зарплаты.
Как мы сообщаем о проблеме?: Отправьте сообщение в поддержку или поднимите его на экране поддержки в приложении, если в вашем экземпляре это включено. Скажите нам, что вы делали и примерно когда; журнал аудита обычно позволяет нам восстановить остальное без долгого туда-сюда.
Вы публикуете цифру доступности или SLA?: Не как публичное число. Наши Условия не гарантируют доступность, и цитирование здесь процента, который контракт не поддерживает, было бы маркетингом, а не обязательством. Если ваша закупка нуждается в условиях доступности в письменной форме, спросите — это разговор о вашем соглашении, не значок на веб-странице.
Что если мы будем размещать это сами?: Тогда доступность находится в ваших руках, и мы не являемся зависимостью. Мы скажем вам, что нужно экземпляру, и поможем вам это правильно организовать, но мониторинг вашей ИТ-команды — это мониторинг, который считается.

Что-то не так? Напишите на support@humanr.online. For anything security-related, see безопасность и надёжность. Live component status is on the страница статуса.

Вопросы о внедрении

Сколько времени это занимает?

Мы не дадим вам количество недель, пока не увидим ваши файлы, потому что установка программного обеспечения — это быстрая часть, а ваше состояние данных определяет остальное. Чистый список с одной таблицей зарплаты — это другое упражнение, чем рабочая книга из 26 листов с повторно используемыми номерами сотрудников и тремя листами, которые не согласны о зарплате. Отправьте нам файлы, и мы расскажем вам, что нашли и какую последовательность это подразумевает — этот ответ будет стоить больше, чем число, которое мы придумали, чтобы выиграть встречу.

Должны ли мы сначала очистить данные?

Нет, пожалуйста, не делайте этого. Беспорядок — это диагностика — он говорит нам, как рабочая книга действительно использовалась, какие столбцы доверяются, а какие заброшены. Очистка сначала обычно уничтожает ровно то доказательство, которое не допускает неправильного предположения до расчёта зарплаты. Отправьте как есть.

Можем ли мы запустить HumanR рядом с нашими таблицами некоторое время?

Да, и это нормальный способ переключения. Загрузки идемпотентны, поэтому мы можем перезагружать рабочую книгу еженедельно во время перехода без создания дубликатов. Что мы будем возражать, так это запуск обоих бесконечно — внедрение, которое никогда не выводит старый лист из эксплуатации, это внедрение, которое не произошло.

Что если параллельный расчёт зарплаты не совпадает?

Тогда мы не запустимся, пока каждое различие не имеет названную причину и решение против него. На практике большинство различий оказываются ошибками в исходном листе, а не в системе, но что правильно — это ваш приговор. Смысл параллельного расчёта — иметь эту дискуссию, прежде чем реальные деньги двигаются, а не после.

Кто делает работу — мы или вы?

Мы делаем миграцию и согласование; вы принимаете решения, которые может принять только вы, и вы выводите старый процесс из эксплуатации. Каждый этап выше явно указывает обе стороны, потому что обычная причина, почему внедрение стопорится, это решение, которое молча ждало кого-то, кто не знал, что это его.

Что происходит с нашей исторической зарплатой?

Месяц, который вы уже оплатили, может быть внесён как завершённый запуск, чтобы история существовала и оставалась доступной только для чтения — более поздние изменения зарплаты никогда не переписывают оплаченный месяц. От даты переключения и далее каждый запуск генерируется внутри HumanR.

Нам нужны наши собственные серверы?

Нет, но вы можете их использовать. Одна и та же сборка работает в нашем облаке Сингапура или на вашей инфраструктуре — нет урезанного локального издания, отставшего на версию. Группы с жёстким правилом о местонахождении данных идут этим путём и ничего не теряют на этом.

Как выглядит обучение?

На ваших собственных данных, не на демо-компании, с людьми, которые действительно будут выполнять работу, а не комнатой менеджеров. Человек, вводящий отпуска, и человек, рассчитывающий зарплату, — это двое, которые решают, удастся ли это.

Отправьте нам рабочую книгу, и мы расскажем вам, что в ней содержится

Без обязательств и без необходимости переформатирования. Вы получите письменный, лист за листом, отчёт о ваших собственных данных — полезный независимо от того, выберете вы нас или нет.

Доступ к демо за несколько минут →Изучить функции

Без карты. Без звонков продаж. Настоящий логин, отправим на почту.