Письма и электронная подпись
Выпустите на своём бланке, подшейте туда, где никто не отредактирует, и подпишите
Письма, которые ваш офис выпускает на собственной бумаге, — договоры, предложения, предупреждения, справки с места работы — написанные один раз как шаблон, сформированные с настоящими данными человека, подшитые в его дело, где их потом уже никто незаметно не поправит. И там, где это важно, подписанные: сотрудниками в портале, тем, кто стоит у вашего стола, или человеком вне компании по частной одноразовой ссылке.
Посмотрите демо — это займёт несколько минут →Это вам знакомо?
Четыре версии одного трудового договора лежат в одной папке, и никто не знает, какая действующая
Письмо делают в Word, печатают, подписывают, сканируют криво и подшивают не под тем именем
Подписанный экземпляр договора не находится ровно на той неделе, когда приходит трудовой спор
Подписать должен член совета директоров без входа в систему, и всё возвращается к печати и курьеру
Ничто не доказывает, что подшитый PDF — именно тот, который человек подписал
Возможности
Что вы получаете
8 возможностей
Шаблоны в обычном тексте, с подстановками, берущими настоящие значения
Семь поставляются с приложением — предложение о работе, подтверждение трудоустройства, три письма-предупреждения, справка с места работы и пустое письмо — и вы добавляете свои. Подстановки заменяются при формировании на имя, табельный номер, должность, подразделение, дату приёма, стаж и остальное; подстановка, которой приложение не знает, не выводит ничего, вместо того чтобы напечатать фигурные скобки в юридическом документе. Предпросмотр показывает готовую страницу на примерных значениях, прежде чем кто-либо её получит.
Ваши формулировки, защищённые от наших обновлений
Поставляемые шаблоны обновляются при каждом запуске до первого раза, когда вы один из них правите. Эта правка замораживает его и помечает как изменённый — именно это не даёт выпуску затереть юридическую формулировку, которую согласовал ваш юрист. Сброс возвращает исходный текст и обслуживание. Шаблоны, которые вы добавили, не трогаются никогда.
Бланк принадлежит компании, а не письму
Группа, ведущая несколько юридических лиц, выпускает письма от имени каждого, поэтому логотип, полное наименование, блок адреса и нижний колонтитул принадлежат карточке компании. У неё свой предпросмотр — образец письма на настоящем бланке, — так что настраивающий видит печатный результат, ничего не формируя, а настройка первой компании предлагает применить тот же блок к остальным.
Подшитое письмо неизменяемо и несёт собственное происхождение
Формирование сохраняет ровно те байты, которые были выпущены, в деле сотрудника, с номером, напечатанным на странице, и отпечатком тела шаблона на тот момент, сохранённым рядом. Правки нет: ошибочное письмо заменяется новым, и в деле остаются оба. Именно это делает его доказательством годы спустя, а не файлом, который кто-то мог изменить.
Право на зарплату действует и внутри письма
Письмо, в теле которого печатается оклад, может сформировать только тот, кому открыты выплаты, и приложение говорит об этом прямо, вместо того чтобы напечатать пустоту там, где должна быть сумма. По той же причине справка с места работы вообще не содержит подстановки оклада: её обычно выдают люди без такого доступа, и пусть так и остаётся.
Подпись нескольких сторон, в заданном вами порядке
Метки в теле шаблона определяют, сколько сторон требуется письму и куда ложится подпись каждой; вы лишь говорите, кто занимает какое место. Вторую сторону не спрашивают, пока не подписала первая, поэтому подтверждение трудоустройства уходит сотруднику, а затем руководителю без чьих-либо напоминаний. Состояние запроса выводится из его сторон, а не хранится, поэтому разойтись с ними оно не может.
Три способа подписать, в том числе без учётной записи
Сотрудники подписывают в собственном портале. Тот, кто стоит у вашего стола, подписывает на киоске, и имя свидетеля записывается. Любой человек вне компании — директор, поручитель, клиент — подписывает по частной одноразовой ссылке, присланной на почту, без учётной записи и без чего-либо для установки. Все три дают одинаковое доказательство.
Доказательство, которое проверяет само себя
Каждая подпись записывает набранное имя, росчерк, канал, время, адрес, откуда она пришла, и отпечаток письма в том виде, в каком оно было в тот момент. Страница проверки заново вычисляет отпечаток подшитого документа вживую и сравнивает — поэтому расхождение показывается как расхождение, а не принимается на веру. Подписанное письмо и свидетельство к нему подшиваются вместе, одним PDF, в то же дело.
Прямо из продукта
Реальные экраны демонстрационной компании — та же система, которую откроет ваш логин.
Работает лучше всего с
Найм и отслеживание кандидатов
Каждый кандидат на одной доске, от вакансии до первого дня
Узнать больше →Одобрения и процессы
Каждое чувствительное действие получает нужные глаза — автоматически
Узнать больше →Личные дела сотрудников и соответствие нормам
Каждый сотрудник, каждый документ, каждая дата истечения — единый источник информации
Узнать больше →Вопросы
Имеет ли такая подпись юридическую силу?
Это зависит от вашей юрисдикции и от документа, и мы не станем утверждать, что вопрос решён. Система делает вот что: фиксирует то, что электронная подпись обязана уметь показать, — кто подписал, что он этого хотел, когда, каким каналом, откуда и что документ с тех пор не менялся, — причём отпечаток берётся в момент подписания и перепроверяется каждый раз, когда кто-то смотрит. Там, где требуется собственноручная подпись, сформируйте письмо, распечатайте и подшейте скан в то же дело.
Что будет, если письмо изменят после подписания?
Не изменят — подшитое письмо это сохранённые байты без пути редактирования. Замысел защищает от другого: от подмены файла под записью. Отпечаток, взятый при подписании, хранится на самой подписи, и страница проверки пересчитывает его из подшитого документа при каждом открытии. Если бы они разошлись, страница сказала бы об этом словами, а не показала зелёную галочку.
Можно ли отправить письмо тому, кто не сотрудник?
Да, ровно для этого и существует внешний канал. Человек получает частную одноразовую ссылку по почте, открывает письмо, подписывает — и всё: ни учётной записи, ни приложения, ни пароля. Ссылка истекает, попытки по ней считаются, а записанное доказательство такое же, как у любого другого. Именно так подписывает член совета директоров или поручитель, которому не нужно давать вход в вашу кадровую систему.
Обязаны ли мы пользоваться вашими шаблонами?
Нет — это отправная точка, чтобы новая установка могла выпустить письмо в первый же день, и все они редактируемы. Большинство компаний правят поставленные формулировки, а не начинают с нуля, потому что структура верна, а своей у них является только формулировка. Правка шаблона замораживает его от наших обновлений — именно то, что нужно, как только в нём появился ваш собственный текст.
Посмотрите на своих реальных данных
Запросите демонстрацию, и мы пришлём вам персональный доступ к полностью загруженной демо-компании — изучите реальные экраны с реалистичными данными за несколько минут.
Без карты. Без звонков продаж. Настоящий логин, отправим на почту.