Cartas e assinatura eletrónica
Emitida no seu papel timbrado, arquivada onde ninguém a pode alterar, e depois assinada
As cartas que o seu escritório emite no seu próprio papel — contratos, propostas, advertências, declarações de trabalho — escritas uma vez como modelo, geradas com os valores reais de uma pessoa, arquivadas na ficha dela onde ninguém as pode retocar depois. E onde importa, assinadas: pelos colaboradores no portal, por alguém de pé à sua secretária, ou por uma pessoa de fora da empresa através de uma ligação privada de utilização única.
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Quatro versões do mesmo contrato de trabalho vivem numa pasta e ninguém sabe qual é a atual
Uma carta é feita no Word, impressa, assinada, digitalizada torta e arquivada no nome errado
A cópia assinada de um contrato não aparece na semana em que chega um processo laboral
Um administrador sem acesso tem de assinar, por isso tudo volta a impressão e estafeta
Nada prova que o PDF em arquivo é aquele que a pessoa assinou
Capacidades
O que obtém
8 capacidades
Modelos em texto simples, com marcadores que assumem valores reais
Sete vêm com a aplicação — proposta de emprego, confirmação de vínculo, três cartas de advertência, uma declaração de trabalho e uma em branco — e acrescenta os seus. Os marcadores são substituídos na geração pelo nome, número, função, departamento, data de admissão, antiguidade e o resto; um marcador que a aplicação não conhece não imprime nada em vez de deixar chavetas num documento legal. A pré-visualização compõe a página final com valores de exemplo antes de alguém a receber.
A sua redação, protegida das nossas atualizações
Os modelos que enviamos são mantidos atualizados a cada arranque até à primeira vez que edita um. Essa edição congela-o e marca-o como personalizado, o que impede uma nova versão de sobrescrever redação jurídica que um advogado aprovou. Repor devolve o original e a manutenção. Os modelos que acrescentou nunca são tocados.
Timbre por empresa, não por carta
Um grupo com várias entidades emite cartas sob a identidade de cada uma, por isso o logótipo, a denominação, o bloco de morada e o rodapé pertencem à ficha da empresa. Tem a sua própria pré-visualização — uma carta de exemplo no timbre verdadeiro — de modo que quem a configura vê o resultado impresso sem gerar nada, e configurar a primeira oferece aplicar o mesmo bloco às restantes.
Uma carta arquivada é imutável, e traz a sua própria proveniência
Gerar guarda os bytes exatos emitidos, na ficha do colaborador, com um número de referência impresso na página e a impressão digital do corpo do modelo naquele instante guardada ao lado. Não há edição: uma carta errada é substituída por outra e ambas ficam na ficha. É isso que faz dela prova anos mais tarde e não um ficheiro que alguém pudesse ter mudado.
A permissão de salários chega ao interior da carta
Uma carta cujo corpo imprime um salário só pode ser gerada por quem tem acesso a remunerações, e a aplicação di-lo claramente em vez de imprimir um vazio onde devia estar o valor. É também por isso que a declaração de trabalho não tem qualquer marcador de salário: é habitualmente emitida por pessoas sem esse acesso, e assim deve continuar.
Assinatura por várias partes, pela ordem que definir
Os marcadores no corpo do modelo decidem quantas partes a carta exige e onde a tinta de cada uma assenta; você diz apenas quem ocupa cada lugar. A segunda parte só é chamada depois de a primeira assinar, por isso uma confirmação de vínculo vai ao colaborador e depois à chefia sem que ninguém tenha de andar atrás. O estado do pedido é derivado das partes em vez de guardado, por isso não pode ficar dessincronizado delas.
Três formas de assinar, incluindo para quem não tem acesso
Os colaboradores assinam no seu próprio portal. Quem está de pé à sua secretária assina num quiosque, com o nome da testemunha registado. Qualquer pessoa de fora — um administrador, um fiador, um cliente — assina por uma ligação privada de utilização única enviada por e-mail, sem conta e sem nada para instalar. As três produzem a mesma prova.
Prova que se verifica a si própria
Cada assinatura regista o nome escrito, o traço, o canal, a hora, o endereço de onde veio e a impressão digital da carta tal como estava naquele instante. A página de verificação volta a calcular a impressão do documento arquivado ao vivo e compara — por isso uma divergência aparece como divergência em vez de ser aceite de boa fé. A carta assinada e o seu certificado de prova são arquivados juntos, num único PDF, na mesma ficha.
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Uma assinatura recolhida assim tem valor legal?
Depende da sua jurisdição e do documento, e não lhe vamos dizer que a questão está arrumada. O que o sistema faz é capturar aquilo que uma assinatura eletrónica tem de conseguir mostrar: quem assinou, que teve intenção de o fazer, quando, por que canal, de onde, e que o documento não mudou desde então — com a impressão digital registada no momento da assinatura e reverificada sempre que alguém olha. Onde for exigida assinatura manuscrita, gere a carta, imprima-a e arquive a digitalização na mesma ficha.
O que acontece se a carta for alterada depois de assinada?
Não pode ser — uma carta arquivada são bytes guardados sem caminho de edição. O que o desenho protege é a substituição do ficheiro por baixo da ficha: a impressão digital tirada na assinatura fica guardada na própria assinatura, e a página de verificação recalcula-a a partir do documento arquivado sempre que é aberta. Se as duas alguma vez divergissem, a página dizia-o por palavras em vez de mostrar um visto verde.
Podemos enviar uma carta a alguém que não é colaborador?
Sim, e é exatamente para isso que existe o canal externo. A pessoa recebe uma ligação privada de utilização única por e-mail, abre a carta, assina, e está feito — sem conta, sem aplicação, sem palavra-passe. A ligação expira, as tentativas são contadas, e a prova registada é a mesma de qualquer outra pessoa. É assim que um administrador ou um fiador assina sem lhe ser dado acesso ao seu sistema de RH.
Somos obrigados a usar os modelos que enviam?
Não — são um ponto de partida para que uma instalação nova possa emitir uma carta no primeiro dia, e todos são editáveis. A maior parte das empresas edita a redação que enviamos em vez de começar do nada, porque a estrutura está certa e só a formulação é delas. Editar um modelo congela-o contra as nossas atualizações, que é exatamente o que se quer assim que lá está a sua própria redação.
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