Quadro de avisos e celebrações
Um sítio onde a empresa fala com toda a gente — e que nunca se faz passar por prova
O quadro é como a empresa fala com toda ela: um aviso, umas boas-vindas a quem chega, um evento, um lembrete de que quinta é feriado. É o lado do envolvimento do HumanR e não o lado da conformidade — nada ali é assinado, e diz isso mesmo. Tudo o que tenha de ser comprovadamente lido continua a ser um documento da empresa, com o quadro apenas a apontar para ele.
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Os avisos saem pelo WhatsApp, por isso quem não está no grupo nunca fica a saber
Terceira semana de quem entrou e metade da unidade ainda não sabe quem ele é
Aniversários e anos de casa dependem de uma pessoa, e falham na semana em que ela está de férias
Um aviso para a cozinha chega aos 400 colaboradores, por isso as pessoas deixam de ler avisos
Há um ecrã no corredor do pessoal a passar uma apresentação feita em 2023
Capacidades
O que obtém
8 capacidades
Um aviso, e para quem é
Um título, um corpo em texto simples, uma categoria e uma audiência. «Toda a gente» é o predefinido e o caso comum; caso contrário escolhe qualquer mistura de departamentos, locais e funções, e o aviso chega a quem corresponda a qualquer um deles — uma união, não um estreitamento. Marcar Andares e Local B chega a todos os Andares e a todo o Local B, que é a leitura que as pessoas esperam e raramente obtêm.
Uma audiência resolvida contra o mapa de pessoal de hoje
Nunca uma lista de nomes guardada. Quem entrar no departamento amanhã vê o aviso amanhã; quem sair deixa de o ver. Ninguém é notificado duas vezes do mesmo aviso, e não há lista de distribuição para manter nem para envelhecer.
Quatro estados, todos derivados
Rascunho, agendado, publicado, expirado — calculados a partir das datas do próprio aviso em vez de guardados e virados por uma tarefa. Um aviso agendado aparece sozinho no quadro à hora marcada, esteja ou não alguma coisa a correr. Fixar mantém um no topo, e o formulário reclama a partir de três, porque um quadro onde tudo está fixado não tem nada fixado.
Anunciar quem chega sem escrever do zero
A partir da ficha de quem entrou, um botão redige umas boas-vindas com o nome, a função e a data de entrada já preenchidos. Fica rascunho de propósito — a frase sobre a pessoa deve ser escrita por uma pessoa, e os campos que uma máquina pode preencher são precisamente aqueles que ninguém gosta de escrever.
A semana que vem, lida a partir de fichas que já mantém
Aniversários, anos de casa com o tempo de serviço, quem entrou de novo, feriados do calendário de férias, e tudo o que tenha data de evento. Nada disto é introduzido em lado nenhum, por isso está certo no momento em que as fichas estiverem. O primeiro ano e cada quinto são assinalados como marcos, o que dá a um chefe alguns dias de aviso em vez de uma correria no próprio dia.
Um resumo de celebrações que vai ao grupo pequeno certo
Os RH e as chefias diretas recebem os aniversários e marcos da semana — não a empresa toda, porque o objetivo é lembrar as poucas pessoas que devem agir. Nunca imprime idade nem ano de nascimento, apenas o dia, e cada colaborador pode desligar o seu próprio aniversário a partir do portal sem que mais nada mude.
Um ecrã de parede para o corredor do pessoal
Uma vista de página inteira despida que se atualiza sozinha e pode ficar entregue a si própria num monitor. Leva apenas avisos para toda a gente, deliberadamente: um ecrã num corredor não faz ideia de quem está à frente dele, por isso um aviso dirigido a um departamento nunca lá chega. Ainda assim é uma página autenticada — não existe ligação pública, e não deve existir.
Alcançados e abertos, descritos com honestidade
Um aviso publicado mostra a quantas pessoas foi notificado e quantas dessas notificações foram abertas, ambos contados a partir das próprias notificações. «Aberto» é um mínimo e nunca uma medição — quem lê o quadro de passagem nunca é contado. Quando é preciso provar que alguém leu alguma coisa, a resposta é um documento da empresa, sempre.
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Perguntas
Um aviso é enviado por e-mail?
Não, e isso é uma decisão de desenho e não uma funcionalidade em falta. Os avisos vivem na aplicação: cada pessoa da audiência com acesso recebe uma notificação. Uma empresa que envia todos os avisos por e-mail ensina as suas pessoas a filtrar avisos, e no dia em que um importa vai com os outros. Quando algo tem mesmo de aterrar numa caixa de correio, é quase sempre um documento a confirmar leitura.
Em que é isto diferente dos documentos da empresa?
O quadro chama a atenção; o documento guarda a prova. Num aviso não há assinatura, nem confirmação de leitura, nem trilho de evidência, deliberadamente. Quando uma política, um procedimento ou uma alteração contratual tem de poder ser provada lida, publica-se nos documentos da empresa, onde a confirmação é recolhida e guardada — e depois anuncia-se no quadro com o documento ligado. Assim os dois trabalhos ficam bem feitos em vez de um ficar mal feito.
É preciso permissão para ler o quadro?
Não. Toda a gente autenticada o vê, e as regras de audiência de cada aviso são o único âmbito que existe. Escrever, agendar, fixar e retirar é uma permissão à parte, e só quem a tem vê rascunhos e contagens. O ecrã de parede só precisa de acesso, porque mostra estritamente menos do que o quadro.
O que acontece quando retiramos um aviso?
Sai do quadro e volta a rascunho, e fica no registo. As notificações já enviadas ficam nos sinos das pessoas — são o registo do que foi dito, não uma cópia do quadro. Retirar uma coisa não a desdiz, e um sistema que fingisse o contrário estaria a mentir sobre a sua própria história.
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