Implementação

Colocar os seus dados é o projeto todo

Escolher um sistema de HR é fácil. Mover vinte anos de registos de pessoal, datas de validade, saldos de licença e estruturas salariais do livro de cálculo onde vivem atualmente não é — e é onde a maioria dos lançamentos de HR ficam bloqueados. Esta página descreve exatamente como isso funciona, incluindo as partes que outros fornecedores deixam de fora do apresentação de vendas.

Executamos-lo nós mesmos, remotamente, onde quer que esteja. Onde temos um parceiro local no seu mercado, algumas das mãos podem ser deles — o plano e a responsabilidade continuam nossas.

Demo grátis →Envie-nos o seu livro de cálculo

Quatro fases do contrato ao funcionamento

Cada fase termina quando as suas condições são cumpridas, não num calendário.

Veja os dados antes de prometer qualquer coisa sobre eles

A primeira coisa que pedimos são os seus ficheiros reais — o livro de cálculo de pessoal, o rastreador de licenças, a folha de salários, seja o que for que se tornou crítico. Não uma especificação deles. Quase todos os problemas numa migração de HR já estão sentados nessas folhas, e é muito mais barato encontrá-lo agora do que durante a primeira corrida de folha de pagamento. Lemos-as, dizemos-lhe o que encontrámos, e só depois falamos sobre a sequência.

Nós fazemos

✓Leia cada folha, incluindo as ocultas e as que toda a gente diz que estão mortas
✓Informe novamente quais são dados reais, o que é um espelho de fórmula de outra folha, e o que é antigo
✓Indique as decisões que apenas você pode tomar — as que a folha contradiz a si mesma

Você faz

✓Envie os ficheiros como estão. Não os reorganize primeiro; a desordem é diagnóstica
✓Diga-nos qual é a folha que o responsável pela folha de pagamento realmente confia quando duas divergem

Concluído quando

Tem uma conta escrita, folha a folha, dos seus próprios dados, incluindo as partes que estão erradas.

Configure a instância e carregue a organização

A instalação em si não é a parte difícil — é o mesmo build quer funcione na nossa nuvem de Singapura quer nos seus próprios servidores. Depois entra a primeira fase de importação: empresas, departamentos, designações, locais de trabalho e navios, bancos, empreiteiros, grupos de relatório, tipos de licença e feriados públicos. Este é o andaime contra o qual todas as importações posteriores resolvem as suas referências, por isso entra primeiro e entra limpo.

Nós fazemos

✓Implemente a instância, configure as empresas, e ative apenas os módulos que comprou
✓Carregue os dados de referência e normalize as variantes de ortografia inevitáveis
✓Crie as primeiras contas de administração e defina o mapa de função e permissão consigo

Você faz

✓Confirme a estrutura organizacional — este é o momento para corrigir uma lista de departamentos que ninguém podou em seis anos
✓Decida quem administra o sistema, e quem pode ver o salário

Concluído quando

Alguém da sua equipa pode iniciar sessão, e todos os departamentos, locais e designações que espera ver estão lá.

Colaboradores e seus documentos

A fase dois é o quadro de pessoal e a documentação anexada: perfis, números de funcionários, datas de admissão, estados, e cada passaporte, visto, autorização de trabalho, contrato, seguro e registo médico com a sua data de validade. Os documentos são tão importantes quanto as pessoas. O dia em que o painel de validade se ilumina pela primeira vez é normalmente o dia em que o projeto se justifica a si próprio — na migração que documentámos, revelou 439 documentos já expirados entre pessoal atual que ninguém tinha uma lista de.

Nós fazemos

✓Importe o pessoal atual, os que saem e o seu conjunto completo de documentos com datas de validade
✓Resolva os casos feios em vez de os descartar — números de funcionários reutilizados, blocos de pessoal duplicados, pessoas que aparecem em duas folhas em dois estados
✓Reconcilie a contagem importada contra a sua própria contagem e explique qualquer diferença

Você faz

✓Decida sobre as ambiguidades genuínas que identificamos — há sempre algumas, e é seu decidir
✓Confirme que o pessoal é o pessoal: pessoas que saem ainda sentadas numa folha ativa são a surpresa habitual

Concluído quando

A contagem de pessoal corresponde, e o painel de validade está a mostrar-lhe lacunas reais e acionáveis.

Estruturas salariais, e uma corrida paralela que tem de corresponder

A fase três é o que se repete cada mês: salário base e subsídios fixos por moeda, dados bancários, registos de pensões, e deduções permanentes — empréstimos, adiantamentos, ordens judiciais. Depois o teste que decide tudo. Regeneramos um mês que já pagou e reconciliamos-o linha a linha contra a sua própria folha. Não uma amostra. Todos os recibos de salário.

Nós fazemos

✓Construa estruturas salariais, incluindo pacotes divididos para pessoal pago parcialmente numa segunda moeda
✓Carregue registos de pensões e todos os empréstimos permanentes, adiantamentos e deduções
✓Execute um mês concluído em paralelo e reconcilie-o recibo a recibo contra o que realmente pagou
✓Mostre-lhe cada discordância e a sua causa, por escrito

Você faz

✓Dê-nos um mês fechado que considere correto, com a sua lista de transferência bancária
✓Arbitra as diferenças. Na migração que documentámos, cada diferença inexplicada resultou ser um erro de aritmética na folha de origem — mas isso é seu julgar, não nosso

Concluído quando

Um mês regenerado reproduz os seus próprios números ao centavo, e cada exceção tem uma causa nomeada e uma decisão contra ela.

Carregue o histórico, depois entre em funcionamento

A fase quatro traz o que torna o sistema útil no primeiro dia em vez de num ano: histórico de licenças, saldos de empréstimos, adiantamentos de salário, e incrementos aplicados. Depois deixa de manter as folhas antigas. Essa última parte é uma decisão de gestão, não uma decisão técnica — um sistema a funcionar ao lado de uma folha de cálculo que ninguém reformou é a forma mais comum de um lançamento de HR falhar silenciosamente.

Nós fazemos

✓Importe histórico de licenças, empréstimos, adiantamentos e incrementos com saldos transportados
✓Treine as pessoas que realmente o utilizarão, nos seus dados em vez de numa empresa demo
✓Fique perto durante a primeira corrida ao vivo — o primeiro mês é aquele que importa

Você faz

✓Indique a data de corte e reformule as folhas antigas nesse dia
✓Envie a sua equipa para a formação. O sistema é apenas tão bom quanto a pessoa que insere a licença

Concluído quando

A primeira corrida de folha de pagamento ao vivo é finalizada dentro do HumanR e o livro de cálculo antigo é apenas de leitura.

Como os dados realmente entram

Não por ninguém digitá-lo novamente, e não por reformatar o seu livro de cálculo no nosso modelo. Carregamos os seus ficheiros nós mesmos, com ferramentas construídas para exatamente isto, e todo o método repousa numa regra: nada é guardado até ter visto completamente o que poupar o faria.

Trabalhamos a partir do ficheiro que já tem

Excel ou CSV, como sai do seu sistema. A folha e a linha de cabeçalho são detetadas em vez de declaradas, portanto não há preparação do seu lado. Ao longo das quatro fases cobre 17 conjuntos de dados, desde departamentos e locais de trabalho até saldos de empréstimos e incrementos aplicados.

As suas colunas são mapeadas uma vez

Os cabeçalhos são correspondidos aos nossos campos incluindo as variantes usuais, portanto uma coluna chamada "Número de Pessoal" não precisa de ajuda. Qualquer coisa genuinamente ambígua volta para você como uma pergunta em vez de um palpite, e os campos necessários são verificados antes de uma carga funcionar — por isso um ficheiro que ia sempre falhar diz-o antecipadamente em vez de no meio.

Uma execução seca que pode ler

A carga funciona totalmente sem poupar nada e relata exatamente o que faria: quantas linhas são novas, quantas mudam um registo existente, quantas não mudam nada, e quais linhas falharam com a razão. Um problema ao nível da linha é uma linha numa lista, não uma importação falhada.

Depois o compromisso — e quantas reexecuções for preciso

As linhas são correspondidas em chaves naturais e as cargas são idempotentes, por isso o mesmo ficheiro duas vezes não muda nada a segunda vez. Isso é o que torna possível um corte faseado: podemos continuar a recarregar o seu livro de cálculo ao vivo enquanto ambos os sistemas funcionam, e a última carga antes de entrar em funcionamento é normalmente uma não-operação.

Esta é a nossa ferramenta, não é uma tela que lhe peçamos para aprender. Revê o que encontrou; executamos as cargas.

O que garantimos sobre uma carga

Nada é guardado até a execução seca ter sido lida. A revisão e o compromisso são o mesmo código com poupança ativada, por isso a revisão não pode discordar do resultado.
Uma célula em branco significa "não preenchido", nunca "zero" — uma célula de salário em branco não apagará um pacote existente.
Uma carga nunca apaga. Qualquer coisa não no ficheiro que enviou é deixada exatamente como era.
Cada carga é uma única transação: aterrissa completamente ou não. Não há estado meio-importado para limpar.
Cada carga é escrita no registo de auditoria como um lote nomeado, por isso meses depois pode ainda ver quais linhas um ficheiro dado tocou.

O que esperamos encontrar na sua folha de cálculo

Nada disso é uma crítica — cada livro de cálculo de HR de longa duração tem estes, porque foi mantido por pessoas ocupadas sob pressão durante anos. Nós os listamos porque um fornecedor que realmente fez isso pode nomeá-los com antecedência, e porque conhecê-los muda como a migração é sequenciada.

As suas folhas de "visualização" estão antigas e não consegue dizer

Quase todos os livros de cálculo têm abas que são o registo principal filtrado à mão — novos colaboradores, pessoal temporário, contagem de pessoal. Estavam corretos o dia em que foram feitos e errados depois. Num livro de cálculo que migrámos, uma aba de pessoal temporário de 122 linhas era realmente 23 pessoas: 120 delas já tinham saído e ninguém as tinha removido. No HumanR estas deixam de ser folhas e tornam-se consultas ao vivo, o que é porque a contagem muda quando a vê pela primeira vez.

Os números de funcionários são reutilizados

Alguém sai, o seu número é passado para o próximo colaborador, e agora duas pessoas diferentes partilham um identificador que metade das suas outras folhas usam como chave. Mantemos o detentor anterior como um registo de arquivo distinto em vez de fundir duas carreiras de uma pessoa numa linha ou deixar silenciosamente a mais antiga de fora.

A mesma pessoa aparece duas vezes, em dois estados

Blocos de pessoal duplicados, uma pessoa tanto na folha ativa como na folha terminada, uma pessoa que saiu cuja linha foi copiada em vez de movida. Estas são tratadas explicitamente durante a importação e relatadas, não silenciosamente desduplicadas por adivinhação.

Excel tem estado silenciosamente a editar as suas datas

Datas digitadas como dd/mm que Excel armazenou como mm/dd são extremamente comuns — 2 de Dezembro apresentado como 12 de Fevereiro. Onde um padrão de coluna torna isso inequívoco, a importação corrige-o no caminho e diz-lhe que o fez.

Fórmulas rotas escondem registos reais

As células #REF! espalham-se silenciosamente através de um livro de cálculo de vida longa. Uma folha de pensão que importámos tinha 47 delas, e uma coluna de religião tinha 208 — significando qualquer cálculo lendo essas células tinha estado errado há um tempo. Linhas que não conseguem ser lidas são saltadas e listadas, nunca adivinhadas.

Duas folhas vão discordar sobre o salário de alguém

Um salário pensionável numa folha, uma dedução diferente noutra, um total que não corresponde aos seus próprios componentes. Identificamos cada uma destas como uma decisão para você em vez de escolher um vencedor. Na migração que documentámos, isto produziu uma lista curta de pessoas que teriam sido pagas insuficientemente pela metade se um erro de categoria tivesse passado desafiado.

Uma migração, em números

Um grupo operando através de ilhas e navios moveu-se de um livro de cálculo de pessoal de 26 folhas mais quatro ficheiros satélite e um formulário impresso. Todas as folhas acabaram por estar ao vivo no HumanR ou estabelecidas como derivadas ou lixo — nada foi deixado na pilha "vamos lidar com isto mais tarde".

3.038: registos de colaboradores migrados, atual e histórico
5.533: documentos de colaboradores com datas de validade agora num painel
1.990: registos de licenças reconstruídos de um registo, um rastreador e abas herdadas
706: recibos de salário numa corrida paralela, reconciliados linha a linha contra a folha de origem
780: pedidos de recrutamento trazidos de seis abas de pipeline
1.492: registos de emissão de uniforme e EPI, substituindo quatro abas separadas

O que expôs no primeiro dia é a parte que vale a pena ler duas vezes: centenas de pessoal um ano ou mais sem licença anual, centenas de documentos já expirados, e exatamente dois totais de recibos de salário que divergiram dos seus próprios componentes. Nada disto era novo — tinha apenas nunca sido visível num só lugar.

Want the longer version? Read the case studies.

O que já está construído quando você chega

Um projeto de configuração que começa com uma tela em branco é uma segunda implementação que ninguém havia orçado. Esses existem antes de você fazer qualquer coisa.

Uma lista de verificação de integração de 27 passos, já lá está

O HumanR vem com um modelo de integração completo através de cinco secções — documentos pré-emprego, configuração de HR e folha de pagamento, IT e acesso, orientação no local de trabalho, e confirmação — modelado na lista de verificação impressa que HR já usa. É seu para editar e reformar passos de, não um fluxo de trabalho fixo que deva adotar.

Relatórios em vez de abas filtradas à mão

Novos colaboradores, pessoal temporário, contagem de pessoal, pessoas que saem, lacunas de documentos e licença devida são consultas com barras de filtro e exportação de CSV. Estão corretas no momento em que as abre, que as folhas que substituem nunca estiveram.

O painel de validade, preenchido

Passaportes, vistos, autorizações de trabalho, contratos, fim de período de teste e certificações aterram num painel de contagem regressiva único assim que os documentos são importados. Isto é normalmente a primeira coisa que paga pelo projeto.

Os seus dados, exportáveis desde o primeiro dia

Cada lista exporta para um ficheiro seu. Não há mecanismo de bloqueio e sem taxa de exportação — a migração funciona em ambas as direções, que é a única forma honesta de pedir a alguém para mudar.

Como o serviço funciona uma vez que você está ativo

Entrar em produção é uma coisa; ficar em atividade é outra. Estas são as partes que decidem se continuará em funcionamento — abra o que você precisa.

AlojamentoAWS Singapura ou seus próprios servidores — uma aplicação, um banco de dados

Onde funciona: A nossa nuvem funciona em AWS na região Ásia-Pacífico (Singapura), perto das operações que servimos. Ou funciona nos seus próprios servidores — o mesmo build, sem redução no local. Numa instalação auto-alojada a sua disponibilidade é genuinamente sua: nada sobre a sua instância depende de nós estarmos online.
Uma aplicação, uma base de dados: Uma instância de HumanR é uma aplicação web e uma base de dados PostgreSQL. Essa é a dependência difícil toda. Tudo o resto — o servidor de correio, a cache de pesquisa, o armazenamento de documentos — é opcional e degrada-se em vez de falhar, que é a razão única maior que uma instância permanece ativa.
As instâncias são independentes: Cada cliente recebe a sua própria instância e a sua própria base de dados em vez de um pool partilhado multi-inquilino. A corrida de folha de pagamento do mês pesado de um cliente não consegue abrandar a de outro, e um problema com uma instalação é um problema com uma instalação.

Lançamentos e reversãoUma cópia de arquivo e uma reinicialização, com a versão anterior mantida à parte

Uma libertação é uma cópia de ficheiro e um reinício: Não uma janela de manutenção. O novo build substitui o antigo e a aplicação reinicia, que demora segundos. A base de dados atualiza o seu próprio esquema no arranque, por isso não há passo de migração separado para correr mal — e uma mudança de esquema grande é a única coisa que estende significativamente um reinício.
Cada libertação captura o que substitui: Os ficheiros a serem substituídos são copiados para o lado, com marca de tempo, antes do novo build aterrar. Isso é o que transforma uma má libertação numa reversão em vez de um incidente: a versão anterior já está lá sentada.
Comprar um módulo não é uma implementação: Cada instância já contém cada módulo, desativado. Ativar um para um cliente que o comprou é uma bandeira de configuração e um reinício — sem novo build, sem migração de dados, sem risco para nada já em funcionamento. As funcionalidades são lançadas escuras e ativadas deliberadamente.
Implantamos quando está calmo onde está: As libertações saem fora do horário de trabalho para as operações que afetam. Se uma libertação precisa de uma janela mais longa do que um reinício, ouvirá sobre isto antecipadamente em vez de descobrir.

O que degrada em vez de falharCorreio, webhooks, pesquisa, armazenamento de documentos e dispositivos todos falham maleavelmente

Um servidor de correio quebrado não impede trabalho: As notificações e alertas de validade são colocados em fila e enviados por um trabalhador de fundo. Se SMTP está em baixo ou lento, a fila espera e a aplicação continua — ninguém fica bloqueado da execução de folha de pagamento porque um correio não conseguiu sair.
Um consumidor de webhook morto não impede trabalho: As entregas são colocadas em fila e retentadas numa escada de recuo, e um endpoint que continua a falhar desativa-se em vez de arrastar no sistema. O seu canal de Slack estar em baixo não é o seu sistema de HR estar em baixo.
A pesquisa degrada-se em vez de quebrar: A pesquisa global é mais rápida com uma cache de Redis à sua frente, e funciona sem uma através de uma reserva na aplicação. Perder a cache custa velocidade, não função.
O armazenamento de documentos tem uma reserva local: Os ficheiros de documentos de funcionários vivem no S3 quando um bucket é configurado e no próprio disco do servidor quando não está. Nenhum arranjo é uma edição especial do produto.
Os dispositivos biométricos mantêm o seu próprio registo: Os punções empurram dos seus dispositivos para a sua instância. Os dispositivos guardam o seu próprio registo, por isso uma interrupção de rede atrasa a agregação em vez de perder o dia's frequência.

Cópias de segurançaDespejo fora da máquina à noite, snapshots pré-lançamento, sua própria cópia sob demanda

Despejo de base de dados noturno, mantido fora do servidor de aplicação: Perder o servidor não significa perder os dados. A cópia vive em algum lugar que o servidor de aplicação não consegue derrubar consigo.
Snapshots de ficheiro pré-libertação: Tirados automaticamente em cada implementação, com marca de tempo, para que a versão anterior possa ser colocada de volta sem esperar por uma reconstrução.
Encriptado em repouso: O volume em que a base de dados se senta é encriptado, e também o são as ligações para ela.
A sua própria cópia, sempre que quiser uma: Cada lista no produto exporta para um ficheiro seu, e forneceremos um despejo de base de dados completo da sua instância quando solicitado. A melhor proteção contra um dia ruim de um fornecedor é não precisar de pedir-lhe os seus dados.

Retention specifics for your own instance sit in your agreement rather than on this page. See página de status.

O que funciona quando ninguém está conectado

Tudo dentro da aplicação, portanto não há trabalho cron em outra máquina que para silenciosamente. Os administradores veem a mesma lista no aplicativo e podem desencadear vários à mão.

Varrimento de validade — documentos, contratos, períodos de teste, autorizações: Noturno, mais sob demanda
Remetente de correio: Contínuo
Agregação de frequência de punções brutas: A cada 15 minutos
Entrega de webhook e retentativas: Contínuo, quando ativado
Lembretes de aprovação: Contínuo
Atualização do índice de pesquisa: Noturno, mais sob demanda
Escritor de registo de auditoria: Contínuo

Quando algo realmente corre mal

Somos uma pequena equipa, que corta ambas as formas: não há centro de operações de rede 24/7, e também não há nível de suporte por onde escalar antes de chegar a alguém que realmente o consegue consertar.

Como é que descobriremos?: Contatamos os seus administradores nomeados diretamente — correio eletrônico, e o canal de mensagens que a sua equipa realmente lê. Preferiríamos contar-lhe sobre um problema que não tinha reparado do que ter-lhe descobrir durante a folha de pagamento.
Como é que reportamos um problema?: Correio eletrônico de suporte, ou levante-o no ecrã de suporte na aplicação se a sua instância a tiver ativada. Diga-nos o que estava a fazer e aproximadamente quando; o registo de auditoria normalmente deixa-nos reconstruir o resto sem uma longa troca e volta.
Publicam um número de disponibilidade ou um SLA?: Não como um número público. Os nossos Termos não garantem disponibilidade, e citar uma percentagem aqui que o contrato não apoia seria marketing em vez de um compromisso. Se a sua aquisição precisa de termos de disponibilidade por escrito, pergunte — isso é uma conversa sobre o seu acordo, não uma insígnia numa página web.
E se nós o alojarmos?: Então a disponibilidade está nas suas mãos e não somos uma dependência. Diremos o que a instância precisa e ajudá-la a acertar, mas a monitorização da sua equipa de TI é a monitorização que importa.

Algo errado? Email support@humanr.online. For anything security-related, see segurança e confiança. Live component status is on the página de status.

Questões de implementação

Quanto tempo demora?

Não lhe cotaremos uma contagem de semanas antes de ver os seus ficheiros, porque a instalação do software é a parte rápida e a sua condição de dados decide o resto. Um pessoal limpo com uma folha de salários é um exercício diferente de um livro de cálculo de 26 folhas com números de pessoal reutilizados e três folhas que discordam sobre o salário. Envie-nos os ficheiros e diremos o que encontrámos e que sequência implica — essa resposta valerá mais do que um número que inventámos para ganhar uma reunião.

Temos de limpar os dados primeiro?

Não, e por favor não faça. A desordem é diagnóstica — diz-nos como o livro de cálculo foi realmente usado, quais as colunas em que confiava e quais estão abandonadas. Limpá-lo primeiro normalmente destrói exatamente a evidência que impede um pressuposto ruim de atingir a folha de pagamento. Envie como está.

Podemos executar HumanR ao lado das nossas folhas de cálculo durante um tempo?

Sim, e é uma forma normal de corte. As cargas são idempotentes, por isso podemos recarregar o livro de cálculo ao vivo semanalmente durante a transição sem criar duplicados. O que vamos questionar é executar ambas indefinidamente — um lançamento que nunca reformula a folha antiga é um lançamento que não aconteceu.

E se a corrida de folha de pagamento paralela não corresponder?

Então não entramos em funcionamento até cada diferença ter uma causa nomeada e uma decisão contra ela. Na prática a maioria das diferenças resultam ser erros na folha de origem em vez de no sistema, mas qual está certo é sua decisão. O ponto da corrida paralela é ter essa discussão antes do dinheiro real se mover, não depois.

Quem faz o trabalho — nós ou vocês?

Nós fazemos a migração e a reconciliação; você toma as decisões que apenas você pode tomar e você reformula o processo antigo. Cada fase acima lista ambos os lados explicitamente, porque a razão usual que uma implementação fica bloqueada é que uma decisão estava silenciosamente à espera de alguém que não sabia que era sua.

O que acontece à nossa folha de pagamento histórica?

Um mês que já pagou pode ser trazido como uma corrida finalizada para que o histórico exista e permaneça apenas de leitura — mudanças de salário posteriores nunca reescrevem um mês pago. Desde o corte em diante cada corrida é gerada dentro do HumanR.

Precisamos dos nossos próprios servidores?

Não, mas pode usá-los. O mesmo build funciona na nossa nuvem de Singapura ou na sua infraestrutura — não há edição reduzida no local mantida uma versão atrás. Grupos com uma regra de residência de dados difícil tomam essa rota e não perdem nada por isso.

Como é a formação?

Nos seus próprios dados, não uma empresa demo, com as pessoas que realmente farão o trabalho em vez de uma sala de gestores. A pessoa a inserir licença e a pessoa a executar folha de pagamento são as duas que decidem se isto tem sucesso.

Envie-nos o livro de cálculo e diremos o que contém

Sem obrigação e sem reformatação necessária. Você recebe uma conta escrita, folha por folha, de seus próprios dados — útil quer você acabe nos escolhendo ou não.

Acesso à demonstração em minutos →Explorar funcionalidades

Sem cartão de crédito. Sem necessidade de chamada de vendas. Um login real, enviado por correio eletrónico.