Courriers et signature électronique
Émis sur votre papier à en-tête, classé là où personne ne peut le modifier, puis signé
Les courriers que votre bureau émet sur son propre papier — contrats, promesses d'embauche, avertissements, attestations d'emploi — écrits une fois sous forme de modèle, générés avec les valeurs réelles d'une personne, classés sur sa fiche où plus personne ne peut les retoucher ensuite. Et là où cela compte, signés : par les salariés dans leur portail, par quelqu'un debout devant votre bureau, ou par une personne extérieure à l'entreprise via un lien privé à usage unique.
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Quatre versions du même contrat de travail cohabitent dans un dossier et personne ne sait laquelle fait foi
Un courrier est fait sous Word, imprimé, signé, scanné de travers et classé au mauvais nom
L'exemplaire signé d'un contrat reste introuvable la semaine où arrive une réclamation prud'homale
Un administrateur sans accès doit signer, alors tout repart en impression et en coursier
Rien ne prouve que le PDF classé est bien celui que la personne a signé
Capacités
Ce que vous obtenez
8 capacités
Des modèles en texte simple, avec des jetons qui prennent des valeurs réelles
Sept sont livrés avec l'application — promesse d'embauche, confirmation d'emploi, trois lettres d'avertissement, une attestation d'emploi et un modèle vierge — et vous ajoutez les vôtres. Les balises sont remplacées à la génération par le nom, le matricule, le poste, le service, la date d'entrée, l'ancienneté et le reste ; une balise que l'application ne connaît pas ne rend rien plutôt que d'imprimer des accolades sur un document juridique. L'aperçu rend la page finie sur des valeurs d'exemple avant que quiconque la reçoive.
Votre formulation, protégée de nos mises à jour
Les modèles livrés sont tenus à jour à chaque démarrage jusqu'à la première fois où vous en modifiez un. Cette modification le fige et le marque personnalisé, ce qui empêche une livraison d'écraser une formulation juridique validée par un avocat. La réinitialisation restaure l'original et rend la maintenance. Les modèles que vous avez ajoutés ne sont jamais touchés.
Un en-tête par société, pas par courrier
Un groupe qui exploite plusieurs entités émet ses courriers sous l'identité de chacune, donc le logo, la raison sociale, le bloc d'adresse et le pied de page appartiennent à la fiche société. Elle a son propre aperçu — un courrier d'exemple sur le vrai papier à en-tête — de sorte que celui qui la paramètre voit le résultat imprimé sans rien générer, et paramétrer la première propose d'appliquer le même bloc aux autres.
Un courrier classé est immuable, et porte sa propre provenance
La génération enregistre les octets exacts émis, sur la fiche du salarié, avec un numéro de référence imprimé sur la page et l'empreinte du corps du modèle à cet instant conservée à côté. Il n'y a pas de modification : un courrier erroné est remplacé par un nouveau et les deux restent au dossier. C'est ce qui en fait une preuve des années plus tard plutôt qu'un fichier que quelqu'un aurait pu changer.
La permission salaires s'étend jusque dans le courrier
Un courrier dont le corps imprime un salaire ne peut être généré que par une personne habilitée à voir la paie, et l'application le dit clairement au lieu d'imprimer un blanc là où devrait figurer le montant. C'est aussi pourquoi l'attestation d'emploi ne comporte aucune balise de salaire : elle est couramment délivrée par des gens qui n'ont pas cette habilitation, et cela doit le rester.
Signature multipartite, dans l'ordre que vous fixez
Les repères présents dans le modèle décident du nombre de signataires et de l'endroit où l'encre de chacun se pose ; vous dites seulement qui occupe quelle place. Le deuxième signataire n'est sollicité qu'une fois le premier passé, donc une confirmation d'emploi part au salarié puis au responsable sans que personne n'ait à relancer. Le statut de la demande est déduit de ses signataires plutôt que stocké, donc il ne peut pas se désynchroniser d'eux.
Trois façons de signer, y compris sans compte
Les salariés signent dans leur propre portail. Celui qui se tient devant votre bureau signe sur une borne, avec le nom du témoin consigné. Toute personne extérieure — un administrateur, une caution, un client — signe via un lien privé à usage unique envoyé par e-mail, sans compte et sans rien à installer. Les trois produisent la même preuve.
Une preuve qui se vérifie elle-même
Chaque signature enregistre le nom saisi, le tracé, le canal, l'horodatage, l'adresse d'où elle est venue et l'empreinte du courrier tel qu'il était à cet instant. La page de vérification recalcule l'empreinte du document classé en direct et compare — donc une divergence s'affiche comme une divergence au lieu d'être prise sur parole. Le courrier signé et son certificat de preuve sont classés ensemble, en un seul PDF, sur la même fiche.
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Une signature recueillie ainsi a-t-elle valeur juridique ?
Cela dépend de votre juridiction et du document, et nous ne prétendrons pas que la question est tranchée. Ce que le système fait, c'est capturer ce qu'une signature électronique doit pouvoir établir : qui a signé, qu'il en avait l'intention, quand, par quel canal, depuis où, et que le document n'a pas changé depuis — l'empreinte étant prise au moment de la signature et revérifiée chaque fois que quelqu'un regarde. Là où une signature manuscrite est exigée, générez le courrier, imprimez-le et classez le scan sur la même fiche.
Que se passe-t-il si le courrier est modifié après signature ?
Il ne peut pas l'être — un courrier classé est un ensemble d'octets sans chemin d'édition. Ce contre quoi la conception protège, c'est le remplacement du fichier sous la fiche : l'empreinte prise à la signature est conservée sur la signature elle-même, et la page de vérification la recalcule depuis le document classé à chaque ouverture. Si les deux venaient à diverger, la page le dirait en toutes lettres plutôt que d'afficher une coche verte.
Peut-on envoyer un courrier à quelqu'un qui n'est pas salarié ?
Oui, et c'est précisément la raison d'être du canal externe. La personne reçoit un lien privé à usage unique par e-mail, ouvre le courrier, signe, et c'est fini — pas de compte, pas d'application, pas de mot de passe. Le lien expire, les tentatives sont comptées, et la preuve consignée est la même que pour n'importe qui d'autre. C'est ainsi qu'un administrateur ou une caution signe sans qu'on lui ouvre un accès à votre SIRH.
Sommes-nous obligés d'utiliser vos modèles ?
Non — ils sont un point de départ pour qu'une nouvelle installation puisse émettre un courrier dès le premier jour, et tous sont modifiables. La plupart des entreprises retouchent la formulation livrée plutôt que de partir de rien, parce que la structure est juste et que seule la tournure leur appartient. Modifier un modèle le fige contre nos mises à jour, ce qui est exactement ce que vous voulez une fois votre propre formulation dedans.
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