Certifications et formation
Ce que vos gens détiennent, ce que leur rôle exige et l'écart entre les deux
Un registre de chaque qualification que votre opération fait l'objet d'une inspection — sécurité alimentaire, chef pompier, survie en mer, maître-nageur, travail en hauteur — associé à des règles disant qui doit détenir quoi. La grille de conformité transforme un classeur de certificats en une réponse : qui est couvert, qui expire le mois prochain, et qui ne l'a jamais eu.
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Les certificats vivent dans un classeur, un lecteur partagé et les boîtes de réception de trois personnes
Un inspecteur demande quels chefs sont à jour en HACCP et la réponse prend une matinée
Le ticket d'un maître-nageur a expiré en mars et est apparu en octobre
Les renouvellements sont découverts après expiration, quand le cours est déjà complètement réservé
Capacités
Ce que vous obtenez
9 capacités
Un catalogue de ce sur quoi vous êtes réellement inspectés
Navires avec les qualifications que les resorts, les navires et les entrepreneurs marins doivent détenir — induction de l'entreprise, sécurité incendie et chef pompier, premiers soins au travail, HACCP, certificat de manipulateur de nourriture, sensibilisation aux allergènes, survie en mer STCW, conduite du bateau à moteur, maître-nageur de piscine, travail en hauteur, manipulation manuelle, COSHH et sensibilisation à la sécurité. Chacun porte son propre cycle de renouvellement, et vous éditez la liste plutôt que de nous le demander.
Un dossier par personne par qualification, avec le certificat joint
Date d'achèvement, fournisseur émetteur, l'évaluateur nommé pour les sessions exécutées en interne, résultat, score, heures de contact et le certificat numérisé lui-même. Le coût est également enregistré, derrière la même permission de paie qui garde les salaires.
Exigences attachées au rôle, département, site ou entreprise
Une règle dit que les chefs ont besoin de HACCP, ou que tous les sur le site marin ont besoin de la survie en mer, ou que chaque employé fait l'induction. Les règles se combinent sur les quatre axes, et chacune porte une période de grâce de sorte qu'une nouvelle arrivée n'est pas une violation le premier matin.
La grille de conformité
Les gens en bas, les exigences en haut, et chaque cellule est l'une des détenues, expiration, expiration, manquante ou toujours en grâce. Les comptages de titre s'assoient dessus — personnel couvert, violations, expiration prochainement — de sorte que la question « sommes-nous prêts pour l'inspection » est répondue avant de faire défiler.
Les renouvellements qui commencent des semaines, pas la semaine après
Quoi que ce soit dans les 90 jours de l'expiration est marqué sur la grille et poursuivi par le même passage quotidien qui gère les passeports et permis, via le même résumé. Le badge sur l'écran et l'alerte dans la boîte de réception utilisent le même horizon délibérément — s'ils ne s'accordaient sur ce qui est urgent, les gens cesseraient de faire confiance aux deux.
Les renouvellements s'enchaînent au lieu de s'accumuler
Un renouvellement est enregistré comme un nouveau dossier pointant celui qu'il remplace, de sorte que l'historique lit la première émission, puis chaque renouvellement, dans l'ordre — tandis que « cette personne le détient-elle aujourd'hui » reste une réponse unique sans ambiguïté.
Les règles consultatives qui informent sans crier au loup
Une exigence peut être une recommandation plutôt qu'un mandat : elle s'affiche toujours comme une colonne et affiche toujours qui la manque, mais elle ne compte jamais contre le total des violations. Le nombre en haut de l'écran reste celui des gens agissent.
Les employés voient leur propre
Via le portail en libre-service, le personnel peut voir ce qu'il détient, ce qui expire et ce que son rôle exige toujours — de sorte que poursuivre un renouvellement n'est pas toujours au travail de HR de commencer.
Exportable pour l'auditeur
Le registre et la grille de conformité s'exportent tous les deux dans un fichier, filtrés exactement comme ils se trouvent sur l'écran, de sorte que le dossier de preuve pour une inspection soit un téléchargement plutôt qu'un projet.
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Pouvons-nous suivre la formation qui n'a pas de certificat ?
Oui. Un point de sécurité ou un forage est enregistré comme assisté plutôt que réussi, avec les heures contre elle et aucun certificat attendu — et il compte toujours comme détenu pour une exigence. Les qualifications qui n'ont vraiment aucune expiration, comme un diplôme professionnel, sont marquées comme sans expiration et l'analyse quotidienne les saute complètement.
Qu'est-ce qui empêche l'écran de conformité de devenir un mur de rouge ?
Deux choses, les deux délibérées. Les nouvelles embauches obtiennent une fenêtre de grâce depuis leur date d'entrée avant qu'une qualification manquante ne compte comme une violation, et les exigences que vous souhaitez encourager plutôt que d'appliquer peuvent être marquées consultatives, ce qui affiche l'écart sans gonfler le comptage. Un numéro de violation qui ne lit jamais zéro est ignoré en quelques jours, ce qui est exactement comment les tableaux de bord de conformité deviennent inutiles.
Qu'advient-il d'un dossier si nous renommons une qualification ?
Il s'écoule à travers, car c'est la même qualification sous un nouveau nom. Ce qui ne change jamais rétroactivement est l'expiration sur un certificat déjà émis — cette date est stockée sur le dossier plutôt que recalculée à partir du catalogue, de sorte que modifier un cycle de renouvellement ne peut jamais redater silencieusement le ticket existant de quelqu'un.
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