De um livro de cálculo Excel de 26 folhas para um sistema de HR totalmente automatizado
A nossa própria operação — um grupo de Maldivas de resorts, navios, locais e um escritório central
HumanR não foi desenhado numa sala de reuniões. Foi construído para substituir o único livro de cálculo gigante que executava uma operação de ilha inteira. É assim que esse livro de cálculo se tornou um sistema de HR ao vivo e automatizado — o mesmo produto que agora lhe entregamos.
3.000+
registos de funcionários migrados de Excel
600+
pessoal pago mensalmente numa única corrida de folha de pagamento
20+
locais, navios e propriedades num único sistema
O desafio
De onde começou
Centenas de pessoal espalhadas por resorts de ilha, navios de carga, locais de construção e um escritório central. Uma dúzia de nacionalidades, autorizações de trabalho com datas de validade difíceis, salários divididos entre MVR e USD — e tudo mantido junto por um único livro de cálculo Excel partilhado com vinte e seis abas que apenas uma pessoa realmente compreendia.
Um livro de cálculo, dezenas de folhas, e nenhuma forma fiável de saber qual a cópia atual
Números de pessoal reutilizados, rosters duplicados, e fórmulas silenciosamente partidas há meses
Cada payday reconstruído do zero — os números do mês passado sobrescritos e desaparecidos para sempre
Punções biométricas perseguidas à mão e expirações de autorização verificadas a olho, máquina por máquina
Uma pergunta simples "quantos pessoal estão naquela ilha hoje?" demorou meio dia a responder
O que fizemos
A mudança para HumanR
- 1
Importe o livro de cálculo como está — sem reteclar
O importador de multi-livro leu os registos de pessoal existentes, folhas de salários, rastreadores de licenças e registos de itens diretamente. Rosters duplicados, números de pessoal reutilizados e formatos de data trocados foram sinalizados num relatório de validação em vez de serem importados como dados maus.
- 2
Carregue a folha de salários atual como histórico de folha de pagamento
A folha de salários ao vivo foi trazida como um snapshot de folha de pagamento histórico finalizado. Desde o próprio primeiro mês, o sistema possuía um histórico de folha de pagamento que o livro de cálculo tinha sempre sobrescrito.
Folha de Pagamentos em Dupla Moeda → - 3
Conecte os dispositivos biométricos
Os terminais ZKTeco em cada local foram apontados para o sistema. Os punções começaram a fluir em tempo real, e as folhas de tempo diárias e o tempo extra começaram a construir-se — sem mais musters manuais digitados dias depois.
Assiduidade Biométrica e Horas Extraordinárias → - 4
Ative os alertas de documento, autorização e quota
Passaportes, vistos e autorizações de trabalho foram rastreados com datas de validade e blocos de quota. As renovações começaram a superficiar semanas adiante num painel, em vez de serem descobertos num aeroporto ou numa inspeção.
Gestão de Expatriados e Autorizações de Trabalho → - 5
Faça do payday um botão
Os pacotes de dupla moeda, as corridas de Ramadão, recuperação automática de empréstimos e retenções de salário entraram num motor de folha de pagamento. Uma draft completa do mês que costumava demorar dias agora gera em minutos — e regenera limpa sempre que uma correção chega.
Folha de Pagamentos em Dupla Moeda → - 6
Responda perguntas ao vivo
Contagem de pessoal, lacunas de documentos, pessoas que saem, ocupação de alojamento e vistas de custo tornaram-se relatórios ao vivo, sempre atuais e um clique de CSV. Os simulacros de incêndio Excel de meio dia simplesmente pararam.
Relatórios e Análise →
O resultado
O que mudou
Migração medida em dias, não os meses de consultoria em que a troca foi cotada
A folha de pagamento foi de uma reconstrução de vários dias para uma corrida gerada em minutos
Expirações de autorização e documento agora superficiam semanas adiante, não depois de caducarem
Frequência e tempo extra alimentam a folha de pagamento automaticamente — nada reteclado entre sistemas
Uma única fonte de verdade substituiu o livro de cálculo que ninguém ousava tocar
“Não tínhamos a intenção de construir software — tínhamos a intenção de sobreviver ao encerramento mensal. Uma vez que o livro de cálculo estava no sistema e payday se tornou um botão, percebemos que tínhamos construído o produto que nunca conseguiríamos comprar.”
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