Uma ilha, 320 pessoal: do punção ao recibo de salário ao diário lançado
Um resort de cinco estrelas numa ilha com a sua aldeia de pessoal
Um passo a passo representativo de um encerramento mensal de resort: a frequência fecha, o pool de encargo de serviço é dividido, a folha de pagamento funciona uma vez, o pessoal lê os seus próprios recibos de salário nos seus telemóveis, e tudo sai como um diário equilibrado para finanças. O resort é ilustrativo — o fluxo de trabalho, e cada capacidade por trás dele, é real.
Este é um cenário ilustrativo, não um cliente nomeado. A empresa é um composto; toda capacidade descrita é real e disponível em HumanR hoje.
1 corrida
cobre salário, tempo extra, encargo de serviço e deduções
0 impressos
recibos de salário — o pessoal lê os seus nos seus telemóveis
Equilibrado
diário por moeda, ou nada sai do sistema
O desafio
De onde começou
Cerca de 320 pessoal numa ilha — aproximadamente dois terços expatriados, alojados numa aldeia de pessoal, pagos em MVR e USD, e cada um deles com direito a uma parte do encargo de serviço do mês. As operações de hóspedes funcionam num PMS, os livros funcionam num sistema de contabilidade, e as pessoas funcionam em quatro folhas de cálculo e a memória do gestor de HR.
A divisão de encargo de serviço reconstruída num livro de cálculo cada mês, e questionada pelo pessoal cada mês
Recibos de salário impressos, cortados e distribuídos — depois reimpressos para quem os perdeu
Pedidos de adiantamento salarial chegando por WhatsApp, aprovados verbalmente, recordados inconsistentemente
Frequência exportada de três terminais e reconciliada manualmente contra o roster de serviço
Totais de folha de pagamento reteclados no sistema de contabilidade, onde nem sempre equilibravam primeira vez
O que fizemos
A mudança para HumanR
- 1
Deixe os terminais fechar o mês
Os terminais biométricos na retaguarda transmitem punções diretamente. Regras de graça de atraso, tempo extra e subsídio de sexta são definidas por local, para que o mês de frequência feche como um cálculo em vez de uma reconciliação.
Assiduidade Biométrica e Horas Extraordinárias → - 2
Agrupe o encargo de serviço, depois divida-o por regra
A recolha do mês é inserida uma vez como um pool. A percentagem de retenção é definida para a propriedade e capturada nesse mês, elegibilidade e base são aplicadas por local, e a partilha de cada pessoa é calculada pelas regras — não de uma fórmula que alguém arrastou por uma coluna.
Distribuição de Encargos de Serviço → - 3
Execute a folha de pagamento uma vez, encargo de serviço incluído
Os pacotes MVR e USD, tempo extra, a partilha de encargo de serviço, empréstimos, adiantamentos e qualquer salário retido tudo liquida dentro de uma corrida. Reaberrir recomputa em vez de desviar, portanto uma correção tardia não custa o mês inteiro.
Folha de Pagamentos em Dupla Moeda → - 4
Dê ao pessoal os seus próprios recibos de salário
Em vez de uma corrida impressora, o pessoal abre o portal nos seus telemóveis: o recibo de salário deste mês e os antes, o seu saldo de licença, e um formulário para o adiantamento salarial que costumava pedir no corredor — encaminhado para a mesma fila de aprovação que a HR já trabalha.
Autosserviço de Colaborador → - 5
Encaminhe os pedidos de dinheiro através de um motor
Os adiantamentos, empréstimos e pedidos de licença chegam como registos com um aprovador, uma faixa de valor e uma data de decisão anexada. A pergunta "quem aprovou isto?" tem uma resposta que não depende de ninguém's recollection.
Aprovações e Fluxos de Trabalho → - 6
Coloque o mês no ledger, equilibrado
A corrida finalizada mapeia para o seu próprio plano de contas da propriedade e sai como um diário no formato que o sistema de contabilidade lê — ou entra QuickBooks Online diretamente. Não exportará desequilibrado, portanto o ficheiro que atinge finanças é um ficheiro que vai entrar.
Finanças e Exportação GL →
O resultado
O que mudou
Uma divisão de encargo de serviço calculada a partir de regras declaradas, com uma partilha por pessoa que qualquer um pode ser mostrado
Recibos de salário disponíveis para cada membro do pessoal no momento em que a corrida é finalizada
Pedidos de adiantamento e empréstimo levantados pelo próprio pessoal, com a aprovação registada
Frequência fechada dos terminais em vez de reconciliada contra um roster manualmente
A folha de pagamento de encerramento mensal chega finanças como um diário, no próprio formato do sistema de contabilidade
“A pergunta de encargo de serviço não é realmente sobre aritmética — é se consegue mostrar a alguém como o número deles foi atingido. Uma vez que as regras vivem no sistema e o recibo de salário está no seu bolso, a pergunta principalmente para de ser feita.”
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