Une île, 320 personnel : du coup au bulletin de paie au journal posté
Une station balnéaire cinq étoiles avec son propre village du personnel
Une promenade représentative de la fin de mois d'une station balnéaire : la fréquentation se ferme, le pool de frais de service est partagé, la paie s'exécute une fois, le personnel lit ses propres bulletins de paie sur leurs téléphones, et le tout sort comme un journal équilibré pour la finance. La station balnéaire est illustrative — le flux de travail, et chaque capacité derrière elle, est réel.
Ceci est un scénario illustratif, pas un client nommé. L'entreprise est un composite ; toute capacité décrite est réelle et disponible dans HumanR aujourd'hui.
1 course
couvre la paie, les heures supplémentaires, les frais de service et les déductions
0 imprimé
bulletins de paie — le personnel lit le leur sur leurs téléphones
Équilibré
journal par devise, ou rien ne quitte le système
Le défi
D'où ça vient
Environ 320 personnel sur une île — à peu près les deux tiers expatriés, logés dans un village du personnel, payés sur MVR et USD, et chacun d'eux a droit à une part de la charge de service du mois. Les opérations invitées fonctionnent sur un PMS, les livres fonctionnent sur un système comptable, et les gens fonctionnent sur quatre feuilles de calcul et la mémoire du gestionnaire RH.
La division des frais de service reconstruite dans un classeur chaque mois, et questionnée par le personnel chaque mois
Les bulletins de paie imprimés, coupés et distribués — puis réimprimés pour ceux qui ont perdu les leurs
Les demandes d'avance de salaire arrive par WhatsApp, approuvées verbalement, mémorisées de façon incohérente
La fréquentation exportée de trois terminaux et conciliée à la main contre le roster de service
Les totaux de paie retapés dans le système comptable, où ils ne s'équilibrent pas toujours la première fois
Ce qu'on a fait
Le passage à HumanR
- 1
Laissez les terminaux fermer le mois
Les terminaux biométriques à l'arrière de la maison s'écoulent directement. Les règles de grâce de retard, les heures supplémentaires et les allocations le vendredi sont définies par site, de sorte que le mois de fréquentation se ferme comme un calcul plutôt qu'une réconciliation.
Biométrie et heures supplémentaires → - 2
Pooler les frais de service, puis les partager par règle
La collecte du mois est entrée une fois comme un pool. Le pourcentage de rétention est défini pour la propriété et photographié sur ce mois, l'admissibilité et la base sont appliquées par site, et la part de chacun est calculée à partir des règles — pas à partir d'une formule que quelqu'un a traîné vers le bas une colonne.
Distribution des frais de service → - 3
Exécuter la paie une fois, frais de service inclus
Les paquets MVR et USD, les heures supplémentaires, la part des frais de service, les prêts, les avances et tout salaire retenu se règlent à l'intérieur d'une exécution. La réouverture recalcule plutôt que de dériver, de sorte qu'une correction tardive ne coûte pas le mois entier.
Paie en deux devises → - 4
Remettre au personnel ses propres bulletins de paie
Au lieu d'une série d'impressions, le personnel ouvre le portail sur leurs téléphones : le bulletin de ce mois et ceux avant, leur solde de congés, et un formulaire pour l'avance de salaire qu'ils avaient l'habitude de demander dans le couloir — acheminé dans la même file d'attente d'approbation que les RH travaillent déjà.
Libre-service des employés → - 5
Router les demandes d'argent via un moteur
Les avances, les prêts et les demandes de congés arrivent comme des dossiers avec un approbateur, une bande de montant et une date de décision attachée. La question « qui a approuvé cela ? » a une réponse qui ne dépend pas de la mémoire de quelqu'un.
Approbations et flux de travail → - 6
Afficher le mois au livre, équilibré
L'exécution finalisée mappe au plan de comptes propre de la propriété et quitte comme un journal dans le format que le système comptable lit — ou publie directement dans QuickBooks Online. Il n'exportera pas déséquilibré, donc le fichier qui atteint la finance est un fichier qui y entrera.
Export finance et GL →
Le résultat
Ce qui a changé
Une division des frais de service calculée à partir de règles énoncées, avec une action par personne que n'importe qui peut être montré
Les bulletins de paie disponibles pour chaque membre du personnel au moment où l'exécution est finalisée
Demandes d'avance et de prêt soulevées par le personnel lui-même, avec l'approbation enregistrée
La fréquentation fermée à partir des terminaux au lieu d'être conciliée contre un roster à la main
La paie de fin de mois atteignant la finance comme un journal, dans le propre format du système comptable
“La question des frais de service n'est vraiment pas l'arithmétique — c'est de savoir si vous pouvez montrer à quelqu'un comment son nombre a été atteint. Une fois que les règles vivent dans le système et que le bulletin de paie est dans sa poche, la question cesse généralement d'être posée.”
See HumanR do this with your data
Request a demo and we'll email you a personal login to a fully loaded demo company — explore real screens with realistic data within minutes.
Pas de carte bancaire. Aucun appel de vente requis. Une vraie connexion, envoyée par email.